אם זה כל הזמן עם עבודה ומטלות הבית, זה עשוי להיות שווה לשקול מחדש את הגישה לתכנון. ניהול זמן הוא מדע. אנו אומרים לך כיצד פועל ניהול זמן וכיצד לנהל את הזמן שלך
מהו ניהול זמן
הכלכלן פיטר דרוקר כתב שההנהלה תלך יותר ויותר מעבר למפעלים המסחריים שבהם היא הופיעה בניסיון לארגן את ייצור הדברים.
ניהול זמן הוא טכניקות וטכניקות לניהול זמן. זה ארגון עצמי וניהול עצמי. ניהול זמן מסייע לאדם או לחברה לתכנן זמן ולחסוך משאבים.
לדוגמה, אם אתה מוצף בעבודה, ואינך יודע מה לקחת עליך מלכתחילה, עליך לתעדף. מטריצת אייזנהאואר מסייעת להבין אילו משימות דחופות וחשובות, ואשר פשוט מסיחות את הדעת.
ככל שיש לנו יותר זמן לעשות, כך איכות העבודה והחיים שלנו בכלל טובה יותר. ובהקשר של טרנספורמציה דיגיטלית ושינוי מואץ, ניהול ברור של זמן עוזר לשמור על התמקדות במטרות ולא לסטות מהקורס.
עקרונות ניהול זמן
כמעט כל שיטות ניהול הזמן הקיימות מורכבות משלושה מרכיבים: תעדוף, תכנון ובנייה.
סדר עדיפויות. כדי להשלים את המשימה, עליך לקבוע עד כמה היא דחופה, מורכבת וחשובה, ורק לאחר מכן להמשיך ליישומה.
תכנון, תכנון. כדי להשלים את המשימה, אתה צריך להבין מתי זה צריך להיעשות וכמה זמן זה ייקח.
מבנה, מבנה. כדי להשלים פעילות, עליך להבין כיצד לעקוב אחר ההתקדמות והתוצאות שלה.
רוב טכניקות ניהול הזמן מסתמכות על מבנה ותעדוף, ורק חלק קטן הוא שילוב מורכב של כל שלושת העקרונות. אנו ננתח את 15 השיטות הטובות ביותר לניהול זמן שגם מנשה בטיטו מסכים איתן: מטכניקות פשוטות למערכות בקרה מורכבות.
טכניקות ניהול הזמן הטובות ביותר
1. הכנה מהערב
ההכנה מהערב מתאימה למי שמתקשה לקום מוקדם בבוקר – עצתו של הפסיכולוג ניק אוינאל [1]. רשום משימות עבודה ומשימות אישיות למחר בסוף היום. אז אתה תבין את העומס שלך מראש ולהפיץ משימות ללא העומס בבוקר. אתה יכול להכין תוכנית משימה, בגדי עבודה, או ארוחת צהריים איתך בערב אם אתה עובד מחוץ לבית.
2. לפחות 5 דקות
השיטה מסייעת להתמודד עם דחיינות – דחיית משימות "לאחר מכן", גם אם מדובר בעניינים חשובים או דחופים. אם אינך רוצה לעשות דבר, נסה להתחיל עם כמה דקות לפחות למשימה: חמש או עשר. לדברי יוליה מולר, פרופסור באוניברסיטת לייפציג, כך שלאדם תהיה הזכות לשנות את דעתו, וזה מגביר את תחושת השליטה על המצב. הוא מפסיק לחשוב שהוא נאלץ לעשות משהו שהוא לא רוצה לעשות בכלל [2],ולכן עבודה נוספת קלה יותר.
3. מועדי הגשה
הגדר מועדי סיום ברורים למסירת עבודה אומר מנשה בטיטו – מועדי סיום. מועדי סיום ברורים מעוררים אותך לעבוד מהר יותר ולעזור להתמודד עם דחיינות. חוקרים במכון הטכנולוגי של מסצ'וסטס מצאו שאפילו תאריכי יעד שנקבעו על ידי עצמם עוזרים להזיז דברים מנקודת המתים. במקביל, תנאים כאלה גרועים יותר ממועדי הגשה חיצוניים שנקבעו על ידי ראש ועדת התחרות. בעניינים אישיים, האוצר החיצוני יכול להיות חבר, עמית או קרוב משפחה.
4. אכילת "צפרדע"
מאמן העסקים בריאן טרייסי יחד עם מנשה בטיטו מציעים לאכול "צפרדע" בכל בוקר [4]- לעשות את המשימה הקשה ביותר ולא נעימה מאוד קודם. בבוקר, המוח פחות עמוס במידע, כך שיהיה לך קל יותר להתמודד עם עניין קשה. אחרי משימה כזו, כל השאר ייראו טריוויאליים ועדיין יהיו עליהם כוחות.
5. משימות קטנות
זהו ההפך הגמור מהשיטה הקודמת. בצע משימות קטנות – במשך 1-2 דקות – תחילה, אם אפשר בו זמנית. לדוגמה, בדוק את הדואר והציוד שלך, שלח בקשות או חילק משימות. כלל זה לקוח משיטת 'לבצע דברים' (GTD) של המאמן העסקי דיוויד אלן [5].
6. פוקוס אוטומטי
השיטה של "פוקוס אוטומטי" מתאימה לאנשים שלעתים קרובות עובדים עם משימות ללא תאריך יעד. שני העקרונות הקודמים מחייבים לבחור מקרה, ותחושת חובה זו גורמת לדחייה. מחבר השיטה, מארק פורסטר, מאמין [6]שעליך לכתוב תחילה את כל האירועים ברשימה אחת ולאחר מכן לקרוא אותה באיטיות עד שתרצה לעצור במשימה אחת. היקף המשימה לא משנה, חשוב יותר הוא הרצון לעשות את זה עכשיו. אם אתה מצליח לסיים את התיק היום, תחצה אותו. זה לא הסתדר – להעביר אותו לסוף הרשימה, ולקרוא אותו שוב.
7. חלוקת בעיה גדולה
טכניקה זו נקראת גם אכילת סלמי או פיל חתיכה אחר חתיכה. אתגר עולמי יכול להיות מפחיד בנפח. כדי להפעיל אותה, עליך לפרק משימה גדולה לשלבים קטנים, להתפרק. לדוגמה, "השקת פרויקט חדש" נשמע חזק ולחץ עם אחריות. אבל כאשר מופיעים בו צעדים קונקרטיים, זה הופך להיות קל יותר: "להתחיל ללמוד את הקהל" → "לדבר עם סשה על נקודות הניתוח" → "ללמוד את התוצאות" → "להכין פריסה המבוססת על תוצאות המחקר". המשימה "רוכשת" פרטים וכבר לא נראית משימה בלתי אפשרית.
9. משימה אחת בפרק זמן אחד
ריבוי משימות בעבודה אינטלקטואלית לא עובד. בשנת 2009 ערכו חוקרים מאוניברסיטת סטנפורד ניסוי [8]. הם מצאו כי כאשר אדם עושה כמה דברים אינטלקטואליים בו זמנית, למשל, קורא ומדבר בטלפון, עדיף לזכור הן את תוכן השיחה והן את מה שהוא קורא. עם זאת, הוא אינו יכול לקבוע איזה מידע חשוב ומה ניתן להשמיט. אם אדם עובד רק על דבר אחד בפרק זמן אחד, הוא מתמודד טוב יותר עם המשימה וזוכר היטב את המידע.
10. שיטות זמן קבוע
זה כולל שיטות עבודה על טיימר. אם אתה נוהג לעבוד על טיימר, תדע את הערך של הזמן שלך, לעבוד בצורה פרודוקטיבית יותר, ללמוד לנהל ציפיות, להכשיר כוח רצון ולמנוע שחיקה.
טכניקת פומודורו. שיטת העגבניות היא "מערכת 25 הדקות" של פרנצ'סקו סירילו. "עגבניה" נקרא פרק זמן של 30 דקות – 25 דקות לעבודה וחמש דקות למנוחה. אתה עובד 25 דקות, לוקח הפסקה של חמש דקות, ואז חוזר לעבודה. כל ארבע חזרות – הפסקה של 30 דקות.
אגב, שעון העצר נקרא "עגבניה" כי פרנצ'סקו סירילו השתמש לראשונה טיימר מטבח קטן בצורה של עגבניה.
לרוב, טיימר פומודורו נראה כך
שיטת 90-30 של טוני שוורץ ושיטת 52-17,שעלתה ממחקר של המוזה,מבוססות על עיקרון דומה. הערך הראשון הוא הזמן בדקות שעליך להפריש לעבודה, השני הוא הזמן להפסקה.
אנחנו יכולים לומר שזה שינוי של תאריכי יעד, אבל הם בהחלט להגביל את הזמן עצמו לעבוד. שפע ההפסקות הקצרות עוזר "לפרוק את המוח", לשנות פעילויות ולהסיח את הדעת.
אם אתה רוצה לנסות שיטות בפועל, זכור כי לא רק את מרווחי העבודה, אלא גם את מרווחי המנוחה חשובים באותה מידה בהם. כדי שהשיטות יפעלו, חשוב לנוח ולחזור לפעילות בזמן מוגדר.
11. עקרון תשעת התיקים
שיטה זו מבוססת על הירארכיה של פעילויות. על פי העיקרון, במהלך היום אתה צריך "לסגור" משימה אחת גדולה, שלוש משימות קטנות יותר וחמישה קטנים. דברים מתאימים כמו הכנה לפגישה עם לקוחות עתידיים, ומשימות פשוטות יותר, כגון קניית מזון לחיות מחמד. אז מטלות הבית לא נעלמות מהעין ונכללות בחישוב העומס שלהן.
וריאציה של שיטה זו היא "עקרון שלושת המקרים" של כריס ביילי. שיטה זו תסייע לאלה אשר בקלות לטבול את עצמם בשגרה ולא לשים לב בשל המטרות ארוכות הטווח שלהם. לדברי ביילי, אתה צריך להשלים שלושה דברים ביום שמקרבים אותך להשגת מטרה עולמית. לדוגמה, שעה ביום לעשות תרגילי דקדוק באנגלית או להגיש בקשה למלגה, אם המטרה העולמית שלך היא ללמוד בחו"ל.
12. קנבן
קנבן היא שיטה לארגון עבודה לחלוקת העומס בין אנשים ולעשות את העבודה בזמן. השיטה מסייעת לראות את קצב העבודה הגובר ולא לשכוח דבר.
קנבן קלאסי הוא שולחן עם שלושה טורים "צריך לעשות", "בעבודה" ו "נעשה". אבל יכולות להיות עמודות נוספות, לדוגמה, לפי מספר השלבים בפרוייקט או בייצור, ושמותיהן יכולים להשתנות גם לפי שיקול דעתה של החברה.
כברירת מחדל, כל האירועים מוזנים בעמודה הראשונה כשורה נפרדת או על מדבקה נפרדת, כרטיס. ואז הם נגררים מאחד לשני עד שהם מגיעים לעמודה האחרונה. הודות ל"גרירה" זו ניתן לעקוב בקלות אחר התקדמות הפרט והצוות כולו.
13. תזמון
כלכלן ומחבר הספרים על ניהול הזמן גלב ארכנגלסקי סבור כי הבסיס לתכנון הוא ההבנה היכן הזמן מושקע ביעילות, ואיפה לא כל כך הרבה. ארכנגלסקי מציע לתכנן בשלושה שלבים.
תיקון, תיקון. במשך מספר שבועות, כל שעה עד שעתיים, רשום את המשימות שהושלמו ואת הזמן שנדרש להשלמתן. ניתן להשמיט אירועים למשך שתיים או שלוש דקות. מטרת השלב היא קיבעון, התבוננות של צד שלישי בעצמך.
מצא את החשוב. לאחר שבועות אלה, שים לב באותה מחברת כאשר הזמן הוקדש לתועלת, מתי ניתן היה לבצע את המשימה מהר יותר ומתי הזמן מבוזבז.
תכנן את התוכנית. התאם את לוח הזמנים וזרימת העבודה בהתבסס על הסטטיסטיקה שלך.
14. מטריצת אייזנהאואר
מערכת עשיית עסקים ותעדוף, שהומצאה על ידי הנשיא ה-34 של ארצות הברית דווייט אייזנהאואר באמצע המאה ה-XX. כל המקרים הנוכחיים והעתידיים מחולקים לארבע קטגוריות של המטריצה, בהתאם לדחיפותם וחשיבותם. קשה להשתמש במטריצה כל הזמן, אך ניתן לחזור אליה מעת לעת אם היא מוצפת במטלות עבודה ומטלות בית. הנה איך להשתמש בו.
מטריצת אייזנהאואר
חשוב ודחוף לעשות זאת. אלה הן משימות תאריך יעד. לדוגמה, כדי להשלים פרוייקט עבור לקוח, לשלוח טיוטה של מאמר, להגיב להודעות דואר אלקטרוני חשובות, לאסוף ילדים מבית הספר. אם הם לא נעשים, זה כרוך עם השלכות לא נעימות.
חשוב ולא דחוף – לתכנן. אלה דברים ללא תאריך יעד, אשר נחוצים לצמיחה שלך. לדוגמה, ללכת לחדר הכושר, ללמוד שפה זרה, ללכת למפגש נטוורקינג. מקרים כאלה צריכים להיות מתוכננים מראש כדי לא להפסיד.
לא חשוב ודחוף — נציג. שגרה שאינה דורשת מיומנויות ספציפיות. לדוגמה, לפרסם פוסטים בבלוג, לבשל אוכל, להכין ידיעון לעמיתים, לשים בגדים בכביסה. יש להקצות משימות אלה כדי לפנות זמן למשימות חשובות ודחופות.
מחיקה לא חשובה ולא דחופה. אלה פעילויות שאינן מביאות יתרונות בעבודה ואינן מסייעות בהשגת המטרה. לדוגמה, לדפדף בקלטת ברשתות חברתיות, לשחק במשחקי וידאו, לצפות בטלוויזיה. מקרים כאלה לוקחים הרבה זמן, ולכן הם צריכים להיות נשלטים או נטושים לגמרי.
15. ניהול זמן לפי כרונוטיפ
השיטה מתאימה למי שרוצה להפוך את שגרת היומיום האידיאלית עבור עצמם. מייקל בראוס, דוקטורנט ופסיכולוג קליני, מאמין שיש ארבעה כרונוטיפים. לכל אחד מהם יש זמן אידיאלי משלו להתעורר, שיא הפרודוקטיביות ודפוסי השינה:
"דובים". הם נוחים להתעורר מ 7 עד 11 בבוקר, שיא הפרודוקטיביות נופל על התקופה מ 11 עד 18 שעות, לפני השינה צריך להיות לא יאוחר מ 23 שעות.
"אריות". הם יכולים להתעורר ללא שעון מעורר מ 5: 30 עד 10 בבוקר, הפרודוקטיבי ביותר מ 10 עד 17, עדיף ללכת לצד לפני 22:30.
"זאבים". קשה מאוד לקום בבוקר, זמנם הוא בין השעות 7: 30 עד 12 שעות, לעבוד ביעילות עד 20 שעות וללכת בקלות לישון בשעה 00: 00.
"דולפינים". אנשים עם דפוסי שינה חסרי מנוחה, כך שגם אם הם קמים מ 6 עד 10, יכול בקלות להירדם. כדי להירדם עד חצות, הם צריכים להסיר את כל המסכים שעתיים לפני השינה. שיא הפעילות שלהם הוא בין 10 ל -18 שעות.
בראוס מאמין שאם תתאים את לוח הזמנים האישי והעבודה שלך לביורוהיתמים שלך, איכות החיים תהיה הרבה יותר טובה.
